Come organizzare un evento aziendale di successo nel 2024

Gli eventi formali sono all’ordine del giorno per un’azienda, ma per avere successo e raggiungere i propri obiettivi è importante organizzarli al meglio, curando ogni aspetto che possa aumentare il coinvolgimento dei partecipanti.

Scegliere la location giusta

L’organizzazione di un evento aziendale di successo parte necessariamente dalla scelta del luogo che lo ospiterà. È importante avere chiara la natura dell’evento stesso e il suo grado di formalità. Ad esempio, per un convegno particolarmente formale, come location potrebbe essere più indicato un hotel o un centro conferenze nel centro città, così da consentire a imprenditori, business manager o donne d’affari di raggiungerla senza particolari problemi di traffico o ritardo.

In alternativa, per un incontro meno impegnativo, durante il quale si deve discutere degli obiettivi aziendali, delle strategie migliori da seguire o dei risultati ottenuti, sarà sufficiente una sala riunioni all’interno di un ufficio.

Curare l’aspetto tecnologico

In una riunione di lavoro, è importante esprimere al massimo la propria visione orientata verso il futuro. Per tale motivo, si deve considerare l’inserimento di strumenti tecnologici che possano coinvolgere maggiormente i presenti. Soprattutto nel caso in cui all’evento aziendale partecipino personaggi importanti per i propri progetti lavorativi, è bene aumentare il più possibile l’interazione. Si potrebbe, ad esempio, creare un’applicazione che consenta ai presenti di accedere al programma in anticipo, così da prepararsi adeguatamente all’esposizione del proprio punto di vista.

Esistono specifiche piattaforme di gestione degli eventi, che semplificano il processo di registrazione e monitorano l’andamento dell’evento in tempo reale. Inoltre, su siti come nosilence.it è possibile trovare persone qualificate che organizzano eventi di successo.

Un elemento che potrebbe aumentare l’engagement, molto visto anche in televisione, ma soprattutto in eventi internazionali, è il social media wall. Si tratta di uno schermo che mostra in tempo reale post social e tweet relativi all’evento. Questo potrebbe essere molto utile nel caso in cui l’incontro fosse trasmesso live sui social o in tv. La possibilità di streaming live delle sessioni e degli argomenti principali trattati può essere un’ottima soluzione per raggiungere un pubblico più ampio.

Curare il catering e assicurarsi che il servizio sia di qualità

Non è da sottovalutare l’aspetto gastronomico in un evento aziendale. Che si tratti di una semplice pausa pranzo in cui si parla di lavoro o di un evento più formale per celebrare un obiettivo raggiunto, risulta in egual modo importante curare il catering e offrire una varietà di piatti che possano soddisfare i gusti di un pubblico eterogeneo, composto da ospiti con varie esigenze. A tal proposito, è consigliabile optare per menù che includano portate vegetariane, vegane e adatte a chi ha intolleranze al glutine o al lattosio. Ciò diventa ancora più importante quando all’evento aziendale organizzato partecipano persone con le quali si cerca di instaurare un rapporto di collaborazione e di fiducia reciproca.

Infine, è bene assicurarsi in anticipo che il locale che ospiterà l’evento abbia un’atmosfera adeguata, che può essere formale, di classe o elegante, in base all’occasione. Non solo: anche il servizio deve essere all’altezza e di qualità.

Cosa fare una volta terminato l’evento

Alla fine dell’evento è consuetudine donare agli ospiti un gadget aziendale, un piccolo regalo che abbia una qualche correlazione con esso. Si consigliano i regali personalizzati come penne o block notes con il logo o il nome dell’azienda, che abbiano appunto un’utilità per la persona che li riceverà.

Il giorno seguente, è importante richiamare l’attenzione degli ospiti, inviando una mail riassuntiva dell’evento ed eventualmente aggiungere una call to action basata sui propri obiettivi aziendali.